政務司司長林瑞麟表示，行政長官及各司局長全年的外訪計劃需要經過批核。

        林瑞麟指出，由政務司司長主持的政策委員會，每年均會商議來年行政長官及各司局長的外訪計劃，以確保有關外訪能達到向外界展示香港優勢、拓展商機（尤其是新興市場）及推廣香港及加強聯繫等目的。

        他又說，在委員會核准整年計劃後，或因應工作需要以及實際情況而須進行外訪計劃以外的公務外訪時，行政長官及各司局長辦公室會與相關部門或經貿辦商議個別外訪的詳細行程。在擬訂具體行程後，司長須提出申請，並由行政長官批核；局長提出的申請，則由政務司司長或財政司司長批核。至於副局長和政治助理提出的外訪申請，則須由有關的局長批核。

        林瑞麟又強調，有守則訂明問責官員外訪的交通安排和膳宿津貼。行政長官、司局長和特首辦主任外訪時可乘坐頭等機位。副局長及政治助理外訪時的機票級別與相約職級的公務員相同。膳宿方面，問責官員與適用於公務員的規則相同。